Kết quả trước: ngày 28 tháng 10 năm 2026, khách hàng của chúng tôi nhận thư xác nhận nhập học chương trình Early Childhood Education Certificate (giáo dục mầm non) tại SAIT (Southern Alberta Institute of Technology) ở Calgary, cùng với thư xác nhận của tỉnh Alberta (PAL). Khai giảng tháng 9 năm 2027. Bước tiếp theo là giấy phép du học. Vậy mà đến tận ngày hôm trước, hồ sơ này vẫn ở trạng thái "đã hủy" trong hệ thống của trường.
Khởi đầu: học viên là du học sinh quốc tế đang ở Canada. Ngày 30 tháng 7 chúng tôi chủ động gửi email cho văn phòng quốc tế của trường hỏi còn chỗ không, và sau một tuần không có trả lời, chúng tôi hỏi lại vào ngày 5 tháng 8. Sau khi xác nhận còn chỗ, hồ sơ được bắt đầu.
Ngày 13 tháng 8, trường yêu cầu bổ sung giấy tờ vì thiếu bảng điểm. Trường trung học của học viên ở Texas, Mỹ, và đang kỳ nghỉ nên cấp lại sẽ mất nhiều thời gian. Chúng tôi giải thích rõ trường cần gì, và ngày hôm sau học viên nộp đủ mặt trước và mặt sau của bảng điểm gốc đang có.
Khó khăn: đã đóng tiền đặt cọc nhưng hồ sơ bị hủy. Học viên chuyển tiền đặt cọc học phí ngày 10 tháng 9. Ngày 14 tháng 9 có thông báo hủy hồ sơ. Chúng tôi thấy trước và liên hệ trường ngay trong ngày: tiền cọc đã đóng nên có vẻ là lỗi, xin sửa lại. Trường yêu cầu tải bằng chứng thanh toán lên cổng thông tin, và học viên tải lên ngay hôm đó.
Trường hai lần trả lời chưa nhận được tiền. Ngày 27 tháng 10 trường cho biết đã nhận bằng chứng ngày 15 tháng 9, nhưng tiền lâu không đến và đến lần kiểm tra ngày 23 tháng 10 vẫn chưa có nên đã hủy. Chúng tôi trả lời sau 1 giờ 12 phút để xin kích hoạt lại, đồng thời hỏi nếu không được thì có thể chuyển tiền cọc sang hồ sơ mới cùng kỳ không. Khi trường kiểm tra lại và nói đến hôm đó vẫn chưa thấy tiền, chúng tôi trả lời trong 42 phút và hướng dẫn học viên hỏi ngân hàng hai điều: giao dịch đã hoàn tất chưa, và mã số sinh viên có nhập đúng không.
Nguyên nhân là mấy chữ số cuối của mã số sinh viên. Ngân hàng xác nhận mã số sinh viên bị nhập sai mấy số cuối nên tiền đi vào số khác. Ai cũng có thể bỏ sót điều này. Sáng ngày 28 tháng 10 chúng tôi gửi giải thích cho trường. Chiều hôm đó trường trả lời đã tìm thấy tiền cọc, đổi trạng thái sang Confirmed và cấp thư nhập học trong ngày. Từ hủy đến xác nhận nhập học chỉ mất nửa ngày sau khi tìm ra nguyên nhân.
Bằng con số: 24 chuỗi email với trường, trong đó 8 chuỗi do chúng tôi chủ động gửi. Hai lần hỏi chỗ (gồm một lần hỏi lại khi không có trả lời), hai lần xin đăng nhập cổng thông tin, ba lần kiểm tra tiền cọc, một lần kiểm tra mã số sinh viên, cùng yêu cầu kích hoạt lại và giải thích nguyên nhân. Trường từ chối ở hai điểm (thiếu bảng điểm, hủy vì chưa nhận tiền cọc), và cả hai đều được giải quyết bằng cách gửi bằng chứng và yêu cầu lại.
Nếu tự làm, đây là những điểm khó: email của trường đến rải rác giữa hộp thư và tin nhắn trên cổng thông tin, nên rất dễ bỏ lỡ thông báo hủy. Trường chỉ nói "hãy hỏi ngân hàng", bạn phải tự biết cần hỏi gì. Dù có biên lai chuyển tiền, trường không tìm được khoản thanh toán nếu mã số sinh viên sai. Một lời giải thích ngắn gọn, chính xác bằng tiếng Anh giúp cán bộ xử lý ngay. Bảng điểm trung học nước ngoài có thể cấp lại lâu trong kỳ nghỉ, nên cần biết cách đáp ứng yêu cầu bằng bản gốc đang có.
Bài học: tiền cọc chuyển từ nước ngoài được tính vào ngày đến trường, không phải ngày gửi. Đừng sai một chữ số nào trong mã số sinh viên và hãy giữ biên lai chuyển tiền. Bị hủy chưa phải là hết. Tìm nguyên nhân, gửi bằng chứng và yêu cầu lại ngay. Phát hiện điều học viên bỏ sót và hành động trước, đó là việc chúng tôi làm.
